Jak założyć własną firmę? Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z załatwieniem wielu formalności i wizytą w wielu urzędach. Poniżej została zamieszczona lista wszystkich niezbędnych formalności, które muszą być wykonane przed podjęciem działalności. Rejestracja działalności gospodarczej Od 31 marca 2009 r. zostały wprowadzone uproszczenia dla osób rozpoczynających własną działalność gospodarczą. Jeden wniosek o nazwie EDG-1 złożony w urzędzie gminy, jest jednocześnie: · wnioskiem o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, · wnioskiem o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (numer REGON), · zgłoszeniem identyfikacyjnym albo aktualizacyjnym do urzędu skarbowego (numer NIP), · zgłoszeniem płatnika składek, zmianą zgłoszenia w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych albo zgłoszeniem oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego do ZUS. Ten sam wniosek jest również używany w przypadku: zmiany danych we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, zawieszenia/wznowienia wykonywania działalności gospodarczej, zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej. Działalność gospodarcza może być rozpoczęta już w dniu złożenia wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, nie trzeba czekać na decyzję urzędu o wpisie do ewidencji. Wyrobienie pieczątki firmowej Nie ma ustawowego obowiązku posiadania firmowej pieczątki, jest ona jednak niezbędna do dokumentowania zawieranych transakcji między firmą i jej kontrahentami, potwierdzania dokumentów urzędowych, zatwierdzania operacji bankowych. Do jej wyrobienia są potrzebna jest: · pełna nazwa firmy · adres firmy i numer telefonu · numer NIP · REGON Założenie konta firmowego Obowiązek posiadania firmowego konta nakłada ustawa. Operacje finansowe muszą być dokonywane za pośrednictwem rachunku bankowego, gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji. Do założenia konta bankowego wymagany jest: · Wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub koncesja · REGON · Dowód osobisty · Wzór pieczątki firmowej Opłaty za prowadzenie konta firmowego są dużo wyższe niż w przypadku kont osobistych. Dlatego warto porównać oferty różnych banków, a w przypadku bardzo atrakcyjnych ofert dokładnie przeczytać całą umowę, ponieważ koszt prowadzenia rachunku jest tylko jednym z wielu, którym obciążają nas banki (pozostałe to m.in. wysokość różnych opłat i prowizji, koszty przelewów, oprocentowanie kredytu na rachunku). Po podpisaniu umowy o rachunek bankowy należy się z nią udać do urzędu skarbowego, celem aktualizacji naszego zgłoszenia. Rejestracja do celów podatku VAT i wyboru formy opodatkowania w urzędzie skarbowym Ten krok jest obowiązkowy jedynie dla osób, które chcą albo zostać płatnikiem Vat, albo też chcą wybrać inną, niż domyślna, formę opodatkowania. Ten krok można więc pominąć. Jeżeli nie zadeklaruje się wyboru innej formy, to podatek dochodowy odprowadzany jest na zasadach ogólnych według skali progresywnej. Przed wizytą w urzędzie skarbowym należy zdecydować, czy zamierzamy być płatnikiem podatku Vat (jeśli tak, to wypełniamy formularz Vat-R) i jaką formę opodatkowania dochodu wybieramy (na zasadach ogólnych według skali progresywnej lub liniowej, formie karty podatkowej, ryczałtu ewidencjonowanego). Przed podjęciem decyzji warto przekalkulować różne warianty opodatkowania i wybrać ten, który będzie dla nas najmniejszym obciążeniem. Więcej o formach opodatkowania można przeczytać tutaj. Przy okazji tej wizyty w urzędzie, dobrze jest od razu zarejestrować konto w urzędzie skarbowym (o ile założyliśmy już konto w banku). Potrzebujemy do tego umowy o prowadzenie rachunku bankowego. W celu rejestracji wypełniamy formularz NIP-B. Zgłoszenie w ZUS Jako właściciel jednoosobowej firmy mamy obowiązek samodzielnego opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (dobrowolne jest tylko ubezpieczenie chorobowe). W ramach „jednego okienka” wypełnienie wniosku EDG-1 w urzędzie gminy jest jednocześnie naszym zgłoszeniem jako płatnika składek ubezpieczenia społecznego do ZUS. Jeśli więc nie zatrudniamy w naszej firmie pracowników, pomijamy ten etap. W przeciwnym razie, musimy wypełnić dodatkowe formularze dla każdego z naszych pracowników z osobna - ZUS ZUA (zgłoszenie do pełnego ubezpieczenia społecznego, gdy jedynym miejscem zatrudnienia dla naszych pracowników jest nasza firma) lub ZUS ZZA (zgłoszenie jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli nasi pracownicy mają pełnoetatową pracę płatną powyżej minimalnej pensji krajowej) i złożyć je w Inspektoracie ZUS. Zgłoszenie do lokalnej stacji sanitarno-epidemiologicznej Zakładając firmę jesteśmy zobowiązani powiadomić wojewódzką lub powiatową stację sanitarno- epidemiologiczną, w ciągu 14 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej. Sanepid musi zostać poinformowany o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności oraz o przewidywanej liczbie pracowników. Musimy również określić ja zamierzamy spełnić wymagania wynikające z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (jakie środki i procedury zamierzamy zastosować). Zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy Zgłoszenie jest obowiązkowe, tylko jeśli zatrudniamy pracowników. W tym przypadku w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej należy zawiadomić na piśmie Państwową Inspekcję Pracy (PIP) o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. Państwową Inspekcję Pracy musi być również informowana o wszelkich zmianach lub likwidacji firmy.
Uzyskanie koncesji, licencji albo pozwolenia Na rozpoczęcie niektórych rodzajów działalności wymagana jest zgoda odpowiedniego organu, w przypadku innych, należy jedynie zawiadomić odpowiedni urząd. Poniżej znajduje się lista działalności wymagających koncesji lub zezwoleń. Koncesja jest niezbędna w wypadku gdy zamierzamy: · zajmować się poszukiwaniem bądź eksploatacją złóż, lub też składować substancje lub odpady w podziemnych wyrobiskach lub innych górotworach; · wytwarzać lub prowadzić obrót materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją lub wyrobami o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym; · wytwarzać, przetwarzać, magazynować, przesyłać, dystrybuować i obracać paliwami i energią; · ochroną osób i mienia; · nadawać programy radiowe i telewizyjne; · zajmować się przewozami lotniczymi. Koncesję udziela minister właściwy dla danego rodzaju działalności, jest ona udzielana na okres od pięciu do pięćdziesięciu lat. Licencja jest niezbędna w przypadku: · .zarządzania nieruchomościami, pośrednictwa w obrocie nieruchomościami; · podejmowania i wykonywania transportu drogowego; wykonywania przewozów kolejowych osób lub rzeczy oraz udostępniania pojazdów trakcyjnych; · prowadzenia agencji pracy, agencji pracy tymczasowej, instytucji szkoleniowej dla bezrobotnych organizującej szkolenia za środki publicznej. Sposób uzyskiwania licencji regulują odrębne przepisy właściwe dla danej dziedziny gospodarczej. Uzyskanie licencji jest prostsze niż koncesji, ponieważ jeśli zostaną spełnione wymogi formalne, organ kontrolujący ma obowiązek jej przyznania. W przypadku koncesji jest miejsce na uznaniowość – nawet jeśli wymogi formalne zostaną spełnione, możemy spotkać się z odmową wydania koncesji. Dziedziny należące do działalności regulowanej: · wyrób i rozlew wyrobów winiarskich, napojów spirytusowych; wyrób, oczyszczanie, skażanie, odwadnianie alkoholu etylowego; · przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania; · usługi detektywistyczne; · organizowanie wyścigów konnych; · prowadzenie: indywidualnej praktyki lekarskiej, indywidualnej specjalistycznej praktyki lekarskiej, grupowej praktyki lekarskiej, oraz kształcenie i kształcenie podyplomowe lekarzy i lekarzy dentystów; · prowadzenie: indywidualnej praktyki pielęgniarek, położnych, indywidualnej specjalistycznej praktyki pielęgniarek, położnych albo grupowej praktyki pielęgniarek, położnych, a także kształcenie podyplomowe pielęgniarek i położnych; · konfekcjonowanie i obrót środkami ochrony roślin; · obrót materiałem siewnym; · wytwarzanie i magazynowanie biokomponentów; · prowadzenie ośrodka szkolenia kierowców, pracowni psychologicznej dla instruktorów, egzaminatorów i kierowców. Organizowanie kursów dokształcających dla kierowców przewożących towary niebezpieczne; · działalność pocztowa nie wymagająca zezwolenia; · prowadzenie stacji kontroli pojazdów; · organizacja profesjonalnego współzawodnictwa sportowego; · działalność telekomunikacyjna; · organizowanie imprez turystycznych oraz pośredniczenie na zlecenie klientów w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych (nie na rzecz organizatorów turystyki legitymujących się stosownym wpisem na listę); świadczeniu usług turystycznych obejmujących: polowania wykonywane przez cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, polowania za granicą; · prowadzenie kantoru; · prowadzenie przedsiębiorstwa składowego (domu składowego). Działalność regulowana określa najmniej uciążliwe dla przedsiębiorców obowiązki i ograniczenia. Warunkiem wykonywania takiej działalności jest spełnienie szczególnych warunków określonych przepisami tej odrębnej ustawy i po uzyskaniu wpisu w rejestrze działalności regulowanej. W odróżnieniu od licencji, przedsiębiorca nie musi udowadniać spełnienia formalnych wymagań, wystarczy, że złoży stosowne oświadczenie. Musi się jednak liczyć z możliwością kontroli ze strony odpowiedniego urzędu. Zalety i wady różnych form opodatkowania Decyzja co do wyboru formy opodatkowania jest jedną z ważniejszych, jaką musi podjąć rozpoczynający swoją działalność gospodarczą przedsiębiorca. Większość młodych przedsiębiorców decyduje się na zasady ogólne w ramach skali podatkowej. Nie zawsze jest to najkorzystniejsze rozwiązanie, ponieważ wszystkie formy opodatkowania mają swoje zalety i wady. Jeśli zależy nam na jak najniższych podatków powinniśmy przed podjęciem decyzji o wyborze formy rozliczenia przeanalizować dostępne możliwości i sporządzić choćby szacunkowy plan rocznych zarobków i określić, z jakich ulg możemy skorzystać. Osobę fizyczna prowadząca działalność gospodarczą może rozliczać się z urzędem skarbowym na trzy różne sposoby: · Na zasadach ogólnych w ramach skali podatkowej lub stawki liniowej · Za pomocą karty podatkowej · Na zasadach ryczałtu Opodatkowanie na zasadach ogólnych jest najpopularniejszą formą rozliczania podatków wśród osób rozpoczynających swoją działalność gospodarczą. Przy zasadach ogólnych mamy do wyboru dwa warianty: skalę podatkową lub też stawkę liniową. Jeżeli nie zadeklaruje się wyboru innej formy opodatkowania, podatek dochodowy odprowadzany jest według skali progresywnej.
Skala progresywna Podatek jest liczony od wygenerowanych dochodów (czyli różnicy między przychodami i kosztami ich wytworzenia), obowiązuje więc zasada jest zysk jest podatek. W przypadku skali progresywnej od 2009 roku obowiązują dwie stawki podatkowe18%i 32%: - Do wysokości 85.528 zł dochodu jest to 18% minus kwota zmniejszająca podatek 556,02 zł, - Powyżej 85.528 zł dochodu jest to 14.839,02 zł plus 32% nadwyżki ponad 85.528 zł. Z uwagi na fakt, że podatek liczony jest od dochodu, to wybór rozliczania na zasadach ogólnych (zarówno według skali progresywnej, jak i liniowej) związany jest z koniecznością prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Ponadto podatnik zobowiązany jest do wpłacania w ciągu roku podatkowego comiesięcznej zaliczki na podatek dochodowy do 20 dnia następnego miesiąca (wyjątek stanowi zaliczka za grudzień, która musi być opłacona do 20 grudnia i wynosi tyle, co zaliczka za listopad. Od 1 stycznia 2010 ma wejść w życie nowy przepis, na podstawie którego, zaliczkę grudniową będzie się opłacać do 20 stycznia następnego roku). Obecnie nie ma już za to obowiązku składania comiesięcznych deklaracji podatkowych. Wysokość miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy liczymy w następujący sposób: · Pierwszą zaliczkę płacimy w miesiącu, w którym nasz dochód (obliczony na podstawie księgi przychodów i rozchodów) przekroczył kwotę wolną od podatku. Jej wysokość to wysokość należnego podatku za ten miesiąc. · Wysokość zaliczek w kolejnych miesiącach to różnicę między podatkiem należnym od dochodu wypracowanego od początku roku a sumą zaliczek wpłaconych w miesiącach poprzedzających. Wszystkie zaliczki pomniejszamy o wielkość składki na ubezpieczenie zdrowotne, opłaconej w danym miesiącu. Skala progresywna jest korzystna, o ile nie przekraczamy o wiele progu opodatkowanego 32% stawką. Jeśli nasze dochody są niskie, rozliczanie się za pomocą skali progresywnej jest dobrym pomysłem, ponieważ umożliwia nam korzystanie z preferencji i ulg podatkowych (ulgi prorodzinnej, internetowej, rehabilitacyjnej, wspólnego rozliczania się z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dzieci, odliczania darowizn, ulgi o charakterze mieszkaniowym, ulgi na nowe technologie, ulgi na inwestycje w specjalnych strefach ekonomicznych itd). Dodatkowo, podobnie jak przy podatku liniowym mamy możliwość rozliczania straty z lat ubiegłych (w ciągu 5 lat od roku w którym wystąpiła strata, możemy odliczać maksymalnie 50% straty w każdym roku). Podatek liniowy W przypadku podatku liniowego obowiązują te same zasady, co przy stawce progresywnej. Podatek wylicza się na podstawie osiągniętego dochodu, z czym wiąże się obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Co miesiąc należy również wpłacać zaliczkę na podatek dochodowy (zasady obliczania wysokości zaliczek są te same, co w przypadku skali progresywnej, również i tu zaliczka za dany miesiąc musi być wpłacona do 20 dnia miesiąca następnego). Przy podatku liniowym, w odróżnieniu od skali progresywnej obowiązuje nas tylko jedna stawka podatku -19%. Dodatkowo, gdy korzystamy ze stawki liniowej przysługuje nam prawo do pomniejszania dochodu o składki na ubezpieczenie społeczne własne i współpracowników, o ile nie wliczyliśmy ich wcześniej w koszty uzyskania przychodu. Wadą tego rozwiązania jest brak prawa do korzystania z preferencji i ulg podatkowych. Jedyne ulgi, z których możemy skorzystać to: prawo do pomniejszenia dochodu o obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne, rozliczanie straty z lat ubiegłych (w ciągu 5 lat od roku, w którym wystąpiła strata, możemy odliczać maksymalnie 50% straty w każdym roku) i odliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne. Z powodu braku większości ulg, wybór podatku liniowego jest opłacalny dopiero po znacznym przekroczeniu pierwszego progu podatkowego. Jeśli chcemy rozliczać się w tej formie w pierwszym roku działalności naszej firmy, wtedy oświadczenie musimy złożyć najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem działalności. W kolejnych latach działalności naszej firmy możemy przejść na podatek liniowy, składając oświadczenie w urzędzie skarbowym do 20 stycznia. Karta podatkowa Karta podatkowa to najprostszy sposób płacenia podatków. Wybierając tą formę nie musimy prowadzić ksiąg przychodów i rozchodów, składać corocznych zeznań podatkowych i deklaracji o wysokości uzyskanego dochodu, wpłacać zaliczek na podatek dochodowy, a rachunki i faktury VAT wystawiane są jedynie na życzenie klientów. W zamian opłaca się jedynie niezmienną, określoną w zryczałtowanej wysokości kwotę podatku. Kwota tego podatku podawana jest w rozporządzeniu naczelnika urzędu skarbowego i w danym roku składkowym ma określoną z góry wysokość. Wysokość kwoty podatku zależy od: · rodzaju i zakresu prowadzonej działalności · liczby zatrudnionych pracowników · miejscowości stanowiącej siedzibę firmy. Od kwoty podatku ustalonej przez urząd skarbowy, odliczamy składkę na ubezpieczenie zdrowotną i wpłacamy na rachunek urzędu do 7 dnia każdego miesiąca. Podatek musimy płacić w każdym miesiącu, niezależnie od tego, czy osiągamy dochód, czy też stratę. Niestety nie jest to rozwiązanie, z którego każdy może skorzystać. Główną ideą karty podatkowej jest wprowadzenie prostego sposobu rozliczania podatku dla niewielkich zakładów usługowych, wytwórczo-usługowych i handlowych. Dlatego, żeby móc rozliczać się w formie karty podatkowej należy spełniać następujące warunki: · Działalność, którą chcemy prowadzić musi być wymieniona w załączniku nr 3 do Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne z dnia 20 listopada 1998, · Prowadząc działalność nie możemy korzystać z usług innych firm, a także zatrudniać osób na umowę zlecenia i o dzieło do wykonywania prac związanych z naszą działalnością, · Współmałżonek nie może posiadać firmy, której zakres działalności pokrywa się z naszą firmą. Może natomiast pracować w naszej firmie. · Odbiorcami naszych produktów i usług nie mogą być firmy, a jedynie odbiorcy indywidualni. Z kartą podatkową związane są następujące obowiązki: · Przechowywanie ich kopii rachunków i faktur Vat wystawionych klientom przez okres 5 lat, · Prowadzenie ewidencji zatrudnienia i karty przychodów pracowników, o ile ich zatrudniamy, · Konieczność informowania urzędu skarbowego o wszelkich zmianach, które wpływają na nasze prawo do korzystania z karty podatkowej. Podobnie jak w przypadku podatku liniowego, wybór karty podatkowej pozbawia nas prawa do korzystania z preferencji i ulg podatkowych (wyjątek to składka na powszechne ubezpieczenie zdrowotne). Jeśli chcemy przejść na kartę podatkową, musimy złożyć stosowne oświadczenie w urzędzie skarbowym do 20 stycznia roku w którym zamierzamy rozliczać się przy użyciu karty podatkowej. Ryczałt Ryczałt jest uproszczoną formą rozliczania się i nie wymaga wielu formalności. Podatnicy tego podatku muszą jedynie prowadzić uproszczoną dokumentację finansową, na którą składają się: ewidencja zatrudnienia, ewidencja przychodów i ewidencja środków trwałych. Ryczałt obliczany jest według stawek procentowych od osiągniętego przychodu. Obecnie obowiązuje 5 stawek – 3%, 5,5%, 8,5%, 17% i 20%. Ich wysokość uzależniona jest od rodzaju wykonywanej działalności. Żeby móc rozliczać się na zasadach ryczałtu być osobą fizyczną prowadzącą indywidualną działalność gospodarczą, prowadzić spółę cywilną osób fizycznych lub spółę jawną osób fizycznych. Ponadto trzeba spełniać następujące warunki: · prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej · przychody w roku poprzedzającym rok podatkowy nie mogą przekroczyć 150 000 euro · nie możemy korzystać z karty podatkowej · nie korzystamy z okresowego zwolnienia od podatku dochodowego · nie uzyskują przychodów z tytułu prowadzenia aptek, lombardów, kantorów, lub prowadzenia działalności w ramach tzw. wolnych zawodów Kwotę podatku wylicza się na podstawie przychodu, od którego odejmuje się kwotę zapłaconych składek na ubezpieczenie społeczne. Tak wyliczony podatek należy zapłacić do 20 dnia następnego miesiąca, (za miesiąc grudzień płacimy w terminie złożenia zeznania podatkowego). Przy ryczałcie płacimy podatek niezależnie od tego, czy nasza firma wypracuje zysk. Jeśli jednak działalność przynosi wysokie dochody, to taki rozwiązanie jest bardzo korzystne, ponieważ pozwala na zapłacenie dużo mniejszego podatku, niż przy rozliczaniu na zasadach ogólnych. Do tego przy wyborze ryczałtu jest możliwość stosowania korzystania z praktycznie wszystkich ulg i odliczeń, jakie mają do dyspozycji osoby rozliczające się na zasadach ogólnych, o ile zostaną spełnione wszystkie przewidziane w ustawach warunki. Nowelizacja z 2008 r. wprowadziła zmiany w kwestii obowiązku przechodzenia na zasady ogólne ze stawką progresywną w przypadku przekroczenia progu 150 000 euro. Wcześniej taka zmiana miała być dokonywana w następnym roku, teraz podatnik zobowiązany jest do przejścia w miesiącu następnym po przekroczeniu kwoty 150 000 euro. Jeśli zamierzamy przejść na ryczałt, musimy poinformować o tym fakcie urząd skarbowy w terminie do 20 stycznia roku podatkowego. Watro wiedzieć, że decyzja co do wyboru formy opodatkowania obowiązuje jedynie przez jeden rok podatkowy, dlatego, jeśli jakaś forma rozliczania się z urzędem skarbowym przestała być dla nas korzystna, można ją łatwo zmienić. Wystarczy na początku następnego roku (do 20 stycznia) złożyć stosowne oświadczenie w urzędzie skarbowym.